KI-Anforderungsanalyse

Verwandeln Sie hunderte Seiten komplexer Ausschreibungsdokumente in eine klare, strukturierte Anforderungsanalyse. Die BidFix KI-Anforderungsanalyse extrahiert automatisch alle Muss- und Kann-Kriterien und bewertet Ihre Erfüllungswahrscheinlichkeit basierend auf Ihrem Unternehmensprofil.

Das Problem: Komplexe Ausschreibungen verstehen

Moderne Ausschreibungen umfassen oft hunderte bis tausende Seiten an Dokumenten - von Leistungsverzeichnissen über technische Spezifikationen bis hin zu rechtlichen Bestimmungen. Die manuelle Analyse dieser Dokumente kostet Wochen und birgt das Risiko, kritische Anforderungen zu übersehen.

Die BidFix KI-Anforderungsanalyse löst dieses Problem durch automatische Extraktion und Strukturierung aller relevanten Kriterien. Sie erhalten eine vollständige Übersicht über alle Anforderungen und eine fundierte Einschätzung Ihrer Erfüllungswahrscheinlichkeit - in Minuten statt Wochen.

Schritt 1: Analyse starten

Der Analyseprozess beginnt direkt von der Ausschreibungsübersicht. Mit einem Klick auf "Analyse starten" initiieren Sie die KI-gestützte Bewertung der Ausschreibung. Das System bereitet automatisch alle notwendigen Komponenten für eine umfassende Anforderungsanalyse vor.

Schritt 2: Ausschreibung strukturieren

Im ersten Konfigurationsschritt können Sie der Analyse einen aussagekräftigen Namen geben und grundlegende Projektinformationen definieren. Diese Strukturierung hilft dabei, mehrere Analysen übersichtlich zu verwalten und später einfach zu identifizieren.

Schritt 3: Ausschreibungsdokumente hochladen

BidFix unterstützt eine Vielzahl von Dokumentformaten - von PDFs über Word-Dokumente bis hin zu Excel-Tabellen. Sie können alle relevanten Ausschreibungsunterlagen gleichzeitig hochladen oder Ordner mit der kompletten Dokumentenstruktur übertragen. Besonders praktisch: Sie können einfach den kompletten ZIP-Ordner, den Sie von der Ausschreibungsseite heruntergeladen haben, direkt hochladen.

Das System erkennt automatisch die Dokumenttypen und bereitet sie für die KI-Analyse vor. Besonders wertvoll ist die Fähigkeit, auch komplexe Tabellenstrukturen und technische Zeichnungen zu interpretieren. ZIP-Archive werden automatisch entpackt und alle enthaltenen Dokumente werden strukturiert in die Analyse einbezogen.

Schritt 4: Vordefinierte Analysefragebögen zuweisen

BidFix bietet vordefinierte Analysefragebögen für verschiedene Ausschreibungstypen und Branchen. Diese Fragebögen enthalten bewährte Kriterien und Bewertungsmaßstäbe, die auf jahrelanger Erfahrung in der Ausschreibungsanalyse basieren.

Sie können bestehende Fragebögen auswählen oder eigene, unternehmensspezifische Bewertungskriterien definieren. Diese Flexibilität ermöglicht es, die Analyse perfekt auf Ihre Geschäftsanforderungen abzustimmen.

Schritt 5: Analyseteam definieren und Prozess starten

Weisen Sie Teammitglieder zu verschiedenen Aspekten der Analyse zu. Jedes Mitglied kann spezifische Fachbereiche übernehmen und erhält Zugang zu den relevanten Analyseergebnissen. Dies ermöglicht eine effiziente Arbeitsteilung und fachspezifische Bewertungen.

Zusätzlich können Sie weitere Details wie geschätzte Auftragswerte und Abgabefristen definieren. Diese Informationen fließen in die Gesamtbewertung ein und helfen bei der Priorisierung verschiedener Ausschreibungen.

Schritt 6: Analyseergebnisse - Strukturierte Kriterienübersicht

Nach Abschluss der KI-Analyse erhalten Sie eine vollständige Übersicht aller identifizierten Lose und Kriterien. Das System kategorisiert automatisch zwischen Muss-Kriterien (zwingend erforderlich) und Kann-Kriterien (wünschenswert) und zeigt die Gesamtanzahl der Anforderungen pro Los.

Diese strukturierte Darstellung ermöglicht es Ihnen, auf einen Blick zu erkennen, welche Lose für Ihr Unternehmen relevant sind und wo die größten Herausforderungen liegen. Jedes Los wird mit einer Übersicht der wichtigsten Anforderungen dargestellt.

Schritt 7: Departmentbasierte Kriterienanalyse

BidFix ordnet die identifizierten Kriterien automatisch den entsprechenden Unternehmensbereichen zu. Die Kriterien werden dabei sowohl nach Losen als auch nach allgemeinen Anforderungen strukturiert. Diese departmentbasierte Sicht ermöglicht es, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und sicherzustellen, dass jeder Bereich seine relevanten Anforderungen vollständig versteht.

Die farbkodierte Darstellung zeigt sofort, welche Bereiche am stärksten von den Ausschreibungsanforderungen betroffen sind. Dies erleichtert die Ressourcenplanung und hilft dabei, die richtigen Experten für die Angebotserstellung zu identifizieren.

Besonders wertvoll sind die umfassenden Filter- und Suchfunktionen: Sie können gezielt nach spezifischen Losen filtern, einzelne Kriterien durchsuchen oder die Ansicht auf bestimmte Unternehmensbereiche eingrenzen. Diese Funktionen ermöglichen es Teams, schnell die für sie relevanten Anforderungen zu finden und sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Schritt 8: Detailanalyse einzelner Kriterien

Für jedes identifizierte Kriterium bietet BidFix eine detaillierte Analyse mit direktem Bezug zu den Quelldokumenten. Sie können genau nachvollziehen, wo ein Kriterium in den Ausschreibungsunterlagen erwähnt wird und erhalten Kontext-Informationen für eine fundierte Bewertung.

Die KI extrahiert nicht nur die reinen Anforderungen, sondern interpretiert auch deren Bedeutung im Kontext der Gesamtausschreibung. Dies hilft dabei, versteckte Anforderungen zu identifizieren und potenzielle Stolperfallen zu vermeiden.

Schritt 9: KI-Erklärungen basierend auf Unternehmenskontext

Die fortschrittlichste Funktion der BidFix KI-Anforderungsanalyse ist die kontextuelle Bewertung jedes Kriteriums basierend auf Ihrem spezifischen Unternehmensprofil. Das System analysiert Ihre Kompetenzen, Referenzen und bisherigen Projekte, um eine realistische Einschätzung Ihrer Erfüllungswahrscheinlichkeit zu geben.

Diese personalisierten Erklärungen gehen weit über eine reine Kriterienextraktion hinaus. Sie erhalten konkrete Handlungsempfehlungen, Risikoeinschätzungen und Hinweise darauf, welche Nachweise oder Qualifikationen für die Erfüllung eines Kriteriums erforderlich sind.

Schritt 10: Kollaborative Bewertung und Diskussion

BidFix ermöglicht es Teammitgliedern, spezifische Kriterien zu kommentieren, zu diskutieren und gemeinsam zu bewerten. Durch das Tagging-System können Sie relevante Kollegen direkt zu kritischen Punkten hinzuziehen und deren Expertise einfordern.

Diese kollaborative Herangehensweise stellt sicher, dass alle relevanten Fachbereiche in die Bewertung einbezogen werden und kritische Entscheidungen auf einer breiten Wissensbasis getroffen werden. Kommentare und Diskussionen werden zentral gespeichert und sind für alle Teammitglieder zugänglich.

Der Mehrwert der KI-Anforderungsanalyse

Zeitersparnis: Reduzieren Sie die Analysezeit von Wochen auf Stunden. Was früher ein langwieriger manueller Prozess war, erledigt die KI in Minuten - ohne dabei wichtige Details zu übersehen.

Vollständigkeit: Die KI übersieht keine Anforderungen. Jedes Dokument wird systematisch durchsucht und alle relevanten Kriterien werden extrahiert und kategorisiert.

Risikominimierung: Durch die umfassende Analyse aller Dokumente reduzieren Sie das Risiko, kritische Anforderungen zu übersehen, die später zu Problemen bei der Angebotsabgabe führen könnten.

Fundierte Entscheidungen: Die kontextuelle Bewertung basierend auf Ihrem Unternehmensprofil ermöglicht realistische Bid/No-Bid-Entscheidungen und hilft bei der strategischen Ausrichtung.

Teameffizienz: Durch die strukturierte Aufbereitung und Zuordnung zu Fachbereichen können Teams effizienter arbeiten und ihre Expertise gezielt einsetzen.

Integration in den BidFix Workflow

Die KI-Anforderungsanalyse ist nahtlos in den gesamten BidFix Workflow integriert. Die Analyseergebnisse fließen automatisch in das Executive Summary ein und unterstützen die Dokumentenerstellung mit präzisen Anforderungslisten. Durch Integrationen in Ihre Unternehmensdokumente kennt BidFix Ihren vollständigen Unternehmenskontext - von Kompetenzen und Referenzen bis hin zu verfügbaren Ressourcen und Zertifizierungen.

Basierend auf diesem tiefen Verständnis Ihres Unternehmens kann BidFix präzise bewerten, ob eine Ausschreibung für Sie relevant ist, welche Kriterien Sie erfüllen können und wo möglicherweise Lücken bestehen. Das System erkennt automatisch, wenn Sie eine Bietergemeinschaft benötigen oder ob Eignungsleihe erforderlich ist, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen. Market Analytics & Intelligence nutzt diese Erkenntnisse für Wettbewerbsanalysen, während die Projektmanagement-Features auf den identifizierten Kriterien aufbauen. Diese Integration maximiert den Nutzen jeder Analyse und schafft einen durchgängigen, datengestützten Ausschreibungsprozess.

Wenn Sie mit dem Lesen fertig sind, navigieren Sie zurück zur BidFix Hauptseite, um die KI-Anforderungsanalyse zu nutzen, oder erkunden Sie weitere BidFix Features für eine umfassende Ausschreibungsbearbeitung.